Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung für Mieter & Vermieter: Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung verstehen

Die Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung gibt Jahr für Jahr Aufschluss darüber, ob der Mieter im Vorfeld tatsächlich das bezahlt hat, was er verbraucht hat. Kommt es zu Abweichungen zwischen der Be­triebs­kos­ten­vor­aus­zah­lung und den realen Kosten, muss der Mieter entweder nachzahlen oder bekommt etwas vom Vermieter zurückerstattet. Was alles in die Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung fällt, welche Fristen einzuhalten sind und wie Sie eine solche Abrechnung erstellen, erfahren Sie in diesem Ratgeber mit dem Motto: Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung verstehen.

Das Wichtigste in Kürze

Was enthält die Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung?

Bei einer Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung kommen einige Posten zusammen – von der Heizung bis zum Waschkeller können die Kosten reichen. Im Folgenden finden Sie einen Überblick darüber, welche Kosten auf den Mieter im Rahmen einer Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung zukommen und welche Kosten ihn nicht berühren.

Umlagefähige Betriebskosten einer Wohnung

Zu den Betriebskosten für eine Wohnung gehören Nebenkosten, die immer auf den Mieter umgelegt werden können, sowie Posten, die nur unter bestimmten Voraussetzungen auf den Mieter übertragbar sind. Zu den stets umlagefähigen Betriebskosten gehören Heizung, Müll, Wasser, Beleuchtung, Gartenpflege, Grundsteuer, Stra­ßen­rei­ni­gung und Waschkeller.

Heizung

Die Kosten einer Zentralheizung inkl. Abgasanlage und Eichkosten dürfen umgelegt werden. Handelt es sich um Fernwärme und nicht um Wärme von einer Zentralheizung, darf der Vermieter die Kosten für den Lieferanten auf den Mieter umlegen. Bei Etagenheizungen dürfen die Kosten für Wartung und Reinigung ebenfalls an den Mieter weitergereicht werden.

Müllentsorgung

Kosten für Müllentsorgung sind immer umlagefähig. Hierfür gelten folgende Richtlinien: Entrümpelungen, Sperr­müll­ab­ho­lun­gen etc. dürfen nur dann umgelegt werden, wenn sie allgemein gehalten und keinem individuellen Verursacher zugerechnet werden können. Ist nur eine einzelne Person für anfallenden Sperrmüll verantwortlich, dürfen die Kosten für dessen Entsorgung nicht der Gesamtheit aufgetan werden.

Was­ser­ver­sor­gung

Verbrauch nach Zählerstand, Grundgebühr, Wartungskosten sowie Betriebsstrom darf der Vermieter auf den Mieter umlegen. Die Erwärmung des Wassers wird meist unter einem eigenen Punkt („Warmwasser“) abgerechnet.

Beleuchtung

Die Stromkosten für Be­leuch­tungs­ein­hei­ten für Treppenhaus, ge­mein­schaft­li­che Außenflächen etc. kann der Vermieter auf die Mieter umlegen – Reparaturkosten hingegen nicht. Das gilt übrigens für jegliche Arten von Reparaturkosten.

Grundsteuer

Die Grundsteuer, die für den Wohnraum in einem Haus zu entrichten ist, darf der Vermieter auf den Mieter übertragen. Unterhält er zusätzlich zu den Wohneinheiten im selben Haus ein Gewerbe und bezahlt dafür weitaus mehr Grund­er­werbs­steu­er, muss er die Gesamtkosten der Grundsteuer kürzen, bevor sie auf den Mieter umgelegt werden.

Pflege von Garten und Grünflächen

Kosten für die Instandhaltung von gemeinsamen Grünanlagen können umgelegt werden. Das gilt auch für einen privaten, zur Anlage gehörenden Spielplatz. Übernimmt der Hauswart diese Aufgabe, sind die Kosten für Gartenpflege im Posten „Hauswart“ enthalten.

Stra­ßen­rei­ni­gung

Kosten für die Stra­ßen­rei­ni­gung sind immer umlagefähig. Zu den Kosten für die Stra­ßen­rei­ni­gung zählen beispielsweise der Winterdienst (Schnee- und Eisbeseitigung) oder die Beseitigung von Müll (siehe weiter oben). Auch für Nie­der­schlags­was­ser erhebt die Kommune Gebühren (für die Kanalisation), die Einzug in die Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung finden und umgelegt werden dürfen.

Versicherungen

Die Kosten für eine Wohn­ge­bäu­de­ver­si­che­rung und eine Grund­be­sit­zer­haft­pflicht­ver­si­che­rung darf der Vermieter auf die Mieter umlegen. Eine private Rechts­schutz­ver­si­che­rung darf er aber nicht auf die Mieter abwälzen.

Waschkeller

Gibt es einen gemeinsamen Waschkeller, darf der Vermieter die Kosten für Strom, Wartung und Reinigung desselben auf den Mieter umlegen. Wasserkosten dürfen aber nur dann verrechnet werden, wenn diese nicht schon im Punkt „Was­ser­ver­sor­gung“ untergebracht wurden.

Bedingt umlagefähige Betriebskosten

Betriebskosten wie Ge­bäu­de­rei­ni­gung, Hauswart, Rauchmelder, Schorn­stein­fe­ger und Un­ge­zie­fer­be­kämp­fung können nicht immer auf den Mieter abgewälzt werden.

Ge­bäu­de­rei­ni­gung

Beauftragt der Vermieter ein Rei­ni­gungs­un­ter­neh­men, das Flure, Treppenhaus etc. putzt, darf er die Kosten dafür dem Mieter in Rechnung stellen – ebenso die Kosten für Rei­ni­gungs­mit­tel. Gibt es einen Hausmeister und dieser kümmert sich um die Reinigung, müssen die Personalkosten von den Rei­ni­gungs­kos­ten abgezogen werden.

Wenn die Mieter selbst die Ge­bäu­de­rei­ni­gung übernehmen (weil es im Mietvertrag so festgehalten wird), darf der Vermieter dafür auch keine Rei­ni­gungs­kos­ten verlangen – daher handelt es sich bei der Ge­bäu­de­rei­ni­gung um bedingt umlegbare Kosten.

Glasfaser

Laut Te­le­kom­mu­ni­ka­ti­ons­ge­setz (§ 72 TKG) muss ein Entgelt für die Bereitstellung von Glasfaser entrichtet werden. Dieses Be­reit­stel­lungs­ent­gelt beläuft sich auf maximal 60 Euro pro Jahr und Wohneinheit und darf in Summe nur 300 Euro, bei unzureichender Refinanzierung höchstens 540 Euro betragen. Aber wer zahlt?

Hierzu befindet § 556 Absatz 3a: „Ein Glas­fa­ser­be­reit­stel­lungs­ent­gelt nach § 72 Absatz 1 des Te­le­kom­mu­ni­ka­ti­ons­ge­set­zes hat der Mieter nur bei wirt­schaft­li­cher Umsetzung der Maßnahme zu tragen. Handelt es sich um eine aufwändige Maßnahme im Sinne von § 72 Absatz 2 Satz 4 des Te­le­kom­mu­ni­ka­ti­ons­ge­set­zes, hat der Mieter die Kosten nur dann zu tragen, wenn der Vermieter vor Vereinbarung der Glas­fa­ser­be­reit­stel­lung soweit möglich drei Angebote eingeholt und das wirt­schaft­lichs­te ausgewählt hat.“

Hauswart

Grundsätzlich muss der Vermieter auf eigene Kosten dafür sorgen, dass das Mietobjekt in einem ge­brauchs­fä­hi­gen Zustand ist. Daher dürfen – sollte der Vermieter für die Instandhaltung des Gebäudes einen Hauswart einstellen – Kosten für Reparaturen und Ver­wal­tungs­ar­bei­ten, die der Hauswart durchführt, nicht auf den Mieter umgelegt werden. Der Lohn für den Hauswart kann dem Mieter hingegen schon berechnet werden.

Rauchmelder

Im Grunde können Kosten für Rauchmelder nicht auf den Mieter umgelegt werden. Es handelt sich hierbei um Anschaffungs- beziehungsweise Einmalkosten. Umlagefähig sind diese Rauchmelder-Kosten nur, wenn sie explizit in der Be­triebs­kos­ten­ver­ord­nung aufgeführt sind.  Der Vermieter kann die Kosten für Rauchmelder an anderer Stelle hereinholen – nämlich über eine erhöhte Miete.

Schorn­stein­fe­ger

Wird die Arbeit eines Schorn­stein­fe­gers notwendig, dürfen Kehrgebühren auf den Mieter umgelegt werden – das aber nur, wenn diese nicht schon in den Heizungskosten abgerechnet wurden.

Un­ge­zie­fer­be­kämp­fung

Kosten für Un­ge­zie­fer­be­kämp­fung dürfen nur dann auf den Mieter umgelegt werden, wenn solch eine Aktion regelmäßig stattfindet (ähnlich wie bei der Sperr­müll­ent­sor­gung). Handelt es sich um eine einmalige Beseitigung, dürfen die Kosten dafür nicht umgelegt werden.

Betriebskosten berechnen – Beispiel mit Ver­tei­ler­schlüs­sel

Wie die Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung konkret erfolgt, hängt vom Ver­tei­ler­schlüs­sel ab.

Gehen wir von folgenden, vertraglich festgelegten Parametern aus:

• Ein Mietshaus umfasst 12 Wohnungen mit einer Ge­samt­wohn­flä­che von 800 m².
• Es wohnen 30 Personen im Haus.

Die Betriebskosten werden folgendermaßen berechnet:

• Nie­der­schlags­was­ser, Grundsteuer und Gartenpflege nach Wohnfläche
• Müll und Reinigung nach Personen
• Heizung und Wasser nach persönlichem Verbrauch

In der Wohnung 1 links im Erdgeschoss wohnen Paula und Max auf 60 m² Wohnfläche. Das entspricht 13,33 Prozent der gesamten Wohnfläche.

Kostenart	Gesamtkosten	Ver­tei­ler­schlüs­sel	Anteil Paula & Max	Kosten
Heizung	15.000	Verbrauch	Zählerstand	1.200
Wasser	7.200	Verbrauch	Zählerstand	650
Gartenpflege	960	Wohnfläche	13,33	72
Grundsteuer	1.100	Wohnfläche	13,33	83
Müll	1.400	Personen	2	93
Niederschlag	700	Wohnfläche	13,33	53
Reinigung	2.000	Personen	2	133
Betriebskosten	28.360			2.283

Paula und Max bezahlen zusätzlich zu ihrer Miete pro Monat eine Vorauszahlung für die Betriebskosten in Höhe von 160 Euro. Auf das Jahr hochgerechnet beträgt ihre Be­triebs­kos­ten­vor­aus­zah­lung also 1.920 Euro. Paula und Max müssen nach Erhalt der Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung 363 Euro nachzahlen.

Fristen für die Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung

Sowohl Vermieter als auch Mieter haben in Bezug auf die Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung Fristen einzuhalten. Die Abrechnung sollte unbedingt schriftlich erfolgen (Post, E-Mail, Fax oder persönlich). Ein Versand per Einschreiben wird empfohlen, um die Zustellung zu beweisen. Zunächst gilt eine Frist für die Abrechnung der Betriebskosten, dann gilt eine Frist für die Nachzahlung.

Der Vermieter hat nach Ende des Ab­rech­nungs­zeit­rau­mes 12 Monate, um die Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung zu erstellen. Versäumt der Vermieter oder die Hausverwaltung diese Frist, muss der Mieter keine Nachzahlungen leisten, insofern welche fällig gewesen wären. Hat aber der Mieter weniger verbraucht, als er gezahlt hat, muss der Vermieter ihm die entsprechende Summe rückerstatten – und zwar umgehend.

Auch der Mieter muss eine etwaige Nachzahlung unmittelbar nach Erhalt und Prüfung der Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung begleichen, falls sein Anteil und/oder Verbrauch unstrittig höher ist, als mit der Vorauszahlung abgedeckt wurde. Hat er die Rechnung nach 30 Tagen nicht beglichen, ist der Mieter im Zahlungsverzug und der Vermieter kann mahnen oder die Nach­zah­lungs­an­sprü­che einklagen. Einwendungen gegen die Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung kann der Mieter bis zu 12 Monate nach Erhalt derselbigen geltend machen. Ein Einspruch hat keine aufschiebende Wirkung für die Zahlungspflicht.

In Ausnahmefällen kann eine Nachreichfrist gelten, wenn ein berechtigter Grund für die Verzögerung vorliegt.

8 häufige Fehler bei der Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung vermeiden

Da sie umfangreich werden kann und sich Regelungen ändern, kommen bei einer Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung immer wieder Fehler vor. Wir stellen die häufigsten vor.

Falscher Ab­rech­nungs­zeit­raum

Die Abrechnung der Betriebskosten muss sich auf einen Zeitraum von 12 Monaten beziehen. Zieht ein Mieter unterjährig ein oder aus, muss der Ab­rech­nungs­zeit­raum entsprechend gekürzt werden (vom letzten Ab­rech­nungs­ter­min bis zum Übergabetermin der Wohnung). Der Ab­rech­nungs­zeit­raum muss gemäß Be­triebs­kos­ten­ver­ord­nung nicht unbedingt dem Kalenderjahr entsprechen, sondern wird im Vertrag festgelegt.

Verspätete Abrechnung

Der Vermieter muss die Abrechnung rechtzeitig an seinen Mieter übergeben. Dafür muss er im Notfall zur Aufstellung der Abrechnung selbst in die Belege bei der Hausverwaltung schauen und so die auf den Mieter umlagefähigen Nebenkosten ermitteln.

Nicht umlagefähige Kosten sind enthalten

Hier liegt es vor allem am Mieter, Posten für Posten in der Abrechnung durchzugehen und jene zu identifizieren, die gar nicht hineingehören. Auskunft hierzu gibt der Mietvertrag beziehungsweise die Be­triebs­kos­ten­ver­ord­nung.

Mangelnde Nach­voll­zieh­bar­keit

Der Vermieter muss die anfallenden Betriebskosten nach den jeweiligen Positionen aufschlüsseln und für eine übersichtliche und nach­voll­zieh­ba­re Ge­samt­dar­stel­lung sorgen. Die Abrechnung muss für jeden potenziellen Mieter einfach und verständlich formuliert sein. Genauso transparent muss auch der Ver­tei­ler­schlüs­sel sein, nach dem abgerechnet wurde (nach Wohneinheit, nach Personenanzahl, nach Verbrauch etc.).

Andere Ver­tei­ler­schlüs­sel als im Mietvertrag festgelegt

Der Ver­tei­ler­schlüs­sel ist die Einheit, nach der die Betriebskosten abgerechnet werden. Prinzipiell gibt es vier Möglichkeiten, abzurechnen:

• Abrechnung nach Verbrauch: Dieser Ver­tei­ler­schlüs­sel ist nur für ver­brauchs­ab­hän­gi­ge, „warme“ Betriebskosten wie Wasser oder Heizung anwendbar.
• Abrechnung nach Wohn­flä­chen­an­teil: Hier können nur „kalte“ Nebenkosten verrechnet werden. Die Ge­samt­be­triebs­kos­ten werden dem Mieter entsprechend seines Anteils an der Ge­samt­wohn­flä­che in Rechnung gestellt.
• Abrechnung nach Personenanzahl: Die „kalten“ Betriebskosten werden entsprechend der Personenanzahl, die in der Wohneinheit wohnt, umgelegt. Handelt es sich beispielsweise um eine WG und eine Person verursacht mehr Kosten als die andere, ist dieser Ver­tei­ler­schlüs­sel nicht geeignet, da er nicht auf die Individuen achtet, sondern auf die Gesamtzahl der Personen.
• Abrechnung nach Wohneinheit: Die kalten Nebenkosten werden nach der Anzahl der Wohneinheiten eines Mietshauses verteilt. Dieser Schlüssel ergibt nur Sinn, wenn alle Wohneinheiten einen ähnlich hohen Verbrauch haben.

Mieter sollten überprüfen, ob die Abrechnung nach dem Ver­tei­ler­schlüs­sel aufgestellt wurde, der im Mietvertrag festgelegt ist. Steht im Mietvertrag darüber nichts, wird meist über die Wohnfläche abgerechnet. Eine Ausnahme bilden die Heizkosten, die sich ebenso wie Warmwasser nach dem individuellen Verbrauch richten.

Warum ist es nun aber so wichtig, auf den Ver­tei­ler­schlüs­sel zu achten? Woh­nungs­ei­gen­tü­mer ziehen als Ab­rech­nungs­ein­heit oft die sogenannten Mit­ei­gen­tums­an­tei­le heran, die auf eine Wohnung entfallen. Hierbei zahlt der Mieter über­pro­por­tio­nal viele Betriebskosten, wenn die Mit­ei­gen­tums­an­tei­le der Wohnung größer sind als das Verhältnis der eigentlichen Wohnfläche zur Ge­samt­wohn­flä­che des Hauses. Steht im Mietvertrag, dass Ihre Betriebskosten nach Wohnfläche abgerechnet werden, sollten Sie den Vermieter darauf aufmerksam machen.

Nicht abgezogene Gewerbeeinheit im Haus

Eine im Haus befindliche Gewerbeeinheit muss von den Ge­samt­be­triebs­kos­ten für den Mieter abgezogen werden. Ein Betrieb in einem Mietshaus verbraucht in der Regel wesentlich mehr Ressourcen als eine Privatperson. Daher muss von den Betriebskosten ein entsprechender Teil für das Gewerbe abgezogen werden.

Nicht alle Vorauszahlungen sind erfasst

Der Vermieter muss in der Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung alle Vorauszahlungen erfassen, die der Mieter im Laufe des Ab­rech­nungs­zeit­raums an den Vermieter überwiesen hat. Mieter sollten in jedem Fall in der fertigen Abrechnung nochmal prüfen, ob die Vorauszahlungen auch tatsächlich aufgelistet sind.

Falsche Angaben (falscher Adressat, falscher Absender)

Wichtig, um für die notwendige Transparenz und Glaubwürdigkeit zu sorgen, ist die Richtigkeit aller Angaben in der Abrechnung. Das klingt banal, ist aber von höchster Priorität. Der Vermieter muss in der Abrechnung ersichtlich machen, dass diese von ihm stammt. Seine Anschrift sollte daher gut sichtbar im Briefkopf aufgeführt sein. Darüber hinaus muss die Abrechnung ordentlich an den beziehungsweise die Mieter (alle!) adressiert werden.

Wird die Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung von einer Hausverwaltung erstellt, die der Mieter noch nie zuvor zur Kenntnis nehmen konnte, muss eine entsprechende Vollmacht mitgeschickt werden.

Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung für Gewerbe

Gewerbliche Mieter stuft der Gesetzgeber als auf Augenhöhe mit dem Vermieter – und damit weniger schützenswert ein. Zwar gilt auch für die Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung im Gewerbe eine Frist von 12 Monaten bis zur Aushändigung, allerdings darf der Vermieter sein etwaiges Versäumnis innerhalb von drei Jahren nachholen.

Zudem darf der Vermieter deutlich mehr von den Betriebskosten auf den gewerblichen Mieter umlegen. So darf der Vermieter die Kosten, die zur Erstellung der Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung anfallen, ebenso wie die Ver­wal­tungs­kos­ten an den Gewerbemieter weiterreichen, sofern diese Kosten im Ge­wer­be­miet­ver­trag als umlagefähig deklariert werden. In der Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung für eine Wohnung dürfen hingegen keine Ver­wal­tungs­kos­ten auf den Mieter abgewälzt werden.

Das können Mieter gegen ihre Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung tun

Haben Sie als Mieter Zweifel an der Abrechnung durch Ihren Vermieter? Prüfen Sie die Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung und gleichen Sie diese mit der Be­triebs­kos­ten­ver­ord­nung ab. Bei Unstimmigkeiten legen Sie Widerspruch ein.

Häufige Fragen zur Be­triebs­kos­ten­ab­rech­nung

Unsere Woh­nungs­exper­ten geben Antwort auf oft gestellte Fragen rund um die Ne­ben­kos­ten­ab­rech­nung.