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Betriebskostenabrechnung

Die Betriebskostenabrechnung gibt Jahr für Jahr Aufschluss darüber, ob der Mieter im Vorfeld tatsächlich das bezahlt hat, was er verbraucht hat. Kommt es zu Abweichungen zwischen der Vorauszahlung und den realen Kosten, muss der Mieter entweder nachzahlen oder bekommt etwas vom Vermieter zurückerstattet. Was alles in die Betriebskostenabrechnung fällt, welche Fristen einzuhalten sind und wie Sie eine solche Abrechnung aufstellen, erfahren Sie hier.

Mann am Laptop

(Bildquelle: tippapatt - stock.adobe.com)

Betriebskostenabrechnung: ein Überblick

Hier bekommen Sie die ersten Informationen zur Betriebskostenabrechnung – kurz und knapp auf einen Blick.

▶ Was ist eine Betriebskostenabrechnung? Bei der Betriebskostenabrechnung werden jedes Jahr die Betriebskosten abgerechnet. Damit werden Differenzen zwischen den Vorauszahlungen und den tatsächlichen Kosten ausgeglichen.

▶ Wer ist davon betroffen? Die Betriebskostenabrechnung betrifft Mieter und Vermieter. Der Vermieter muss die Betriebskosten abrechnen, der Mieter muss nachzahlen bzw. bekommt etwas zurück.

▶ Welche Kosten fallen an? Es gibt zahlreiche Posten, die in die Betriebskostenabrechnung fallen (Wasser, Heizung, Müllbeseitigung etc.). Wie hoch diese im Endeffekt sind, hängt immer vom tatsächlichen Verbrauch ab. Dieser wird mit der Abrechnung erfasst.

▶ Warum ist eine Betriebskostenabrechnung notwendig? Die Betriebskostenabrechnung stellt klar, ob der Mieter für den entsprechenden Zeitraum eine Nachzahlung zu tätigen hat oder ob er Geld vom Vermieter zurückerhält.

Betriebskostenabrechnung: die Posten

Bei einer Betriebskostenabrechnung kommen einige Posten zusammen – von der Heizung bis zum Waschkeller können die Kosten reichen. Im Folgenden finden Sie einen Überblick darüber, welche Kosten auf den Mieter im Rahmen einer Betriebskostenabrechnung zukommen und welche Kosten ihn nicht berühren.

Welche Kosten kommen auf den Mieter zu?

Tatsächlich kann so einiges auf den Mieter umgelegt werden. Das beginnt bei selbsterklärenden Posten wie Heizung oder Wasserversorgung und reicht bis zu Gartenpflege und Versicherungen. Welche Kosten auf den Mieter realistischerweise in einer Betriebskostenabrechnung zukommen können, erfahren Sie hier.

Wasserversorgung

Verbrauch nach Zählerstand, Grundgebühr, Wartungskosten sowie Betriebsstrom darf der Vermieter auf den Mieter umlegen. Die Erwärmung des Wassers wird meist unter einem eigenen Punkt („Warmwasser“) abgerechnet.

Müllentsorgung

Kosten für Müllentsorgung sind immer umlagefähig. Hierfür gelten aber folgende Richtlinien: Entrümpelungen, Sperrmüllabholungen etc. dürfen nur dann umgelegt werden, wenn sie allgemein gehalten und keinem individuellen Verursacher zugerechnet werden können. Ist nur eine einzelne Person für anfallenden Sperrmüll verantwortlich, dürfen die Kosten für dessen Entsorgung nicht der Gesamtheit aufgetan werden.

Sonderfall: Darf ein Vermieter die Kosten für den Sperrmüll, den Unbekannte illegal im Hof, Hausflur etc. abgestellt haben, auf die Mieter übertragen? Ja, das darf er! Wenn er dafür sorgt, dass regelmäßig Sperrmüll – egal, woher er kommt – von den Gemeinschaftsflächen entfernt wird, kann er die Kosten dafür umlegen. Eine einmalige Entrümpelungsaktion darf hingegen nicht umgelegt werden.

Pflege von Garten bzw. Grünflächen

Kosten für die Instandhaltung von gemeinsamen Grünanlagen können umgelegt werden. Übernimmt der Hauswart diese Aufgabe, müssen die Kosten entsprechend gekürzt werden.

Haus im Grünen

(Bildquelle: Robert Kneschke - stock.adobe.com)

Versicherungen

Die Kosten für eine Wohngebäudeversicherung und eine Grundbesitzerhaftpflichtversicherung darf der Vermieter auf die Mieter umlegen. Eine private Rechtsschutzversicherung darf er aber nicht auf die Mieter umwälzen.

Grundsteuer vs. Grunderwerbssteuer

Die Grundsteuer, die für den Wohnraum in einem Haus zu entrichten ist, darf der Vermieter auf den Mieter übertragen. Unterhält er zusätzlich zu den Wohneinheiten im selben Haus ein Gewerbe und bezahlt dafür weitaus mehr Grunderwerbssteuer, muss er die Gesamtkosten der Grundsteuer kürzen, bevor sie auf den Mieter umgelegt werden.

Heizung

Die Kosten einer Zentralheizung inkl. Abgasanlage und Eichkosten dürfen umgelegt werden. Handelt es sich um Fernwärme und nicht um Wärme von einer Zentralheizung, darf der Vermieter die Kosten für den Lieferanten auf den Mieter umlegen. Bei Etagenheizungen dürfen die Kosten für Wartung und Reinigung ebenfalls umgewälzt werden.

Gebäudereinigung (bedingt)

Beauftragt der Vermieter ein Reinigungsunternehmen, das Flure, Treppenhaus etc. putzt, darf er die Kosten dafür dem Mieter in Rechnung stellen – ebenso die Kosten für Reinigungsmittel. Gibt es einen Hausmeister und dieser kümmert sich um die Reinigung, müssen die Personalkosten von den Reinigungskosten abgezogen werden.

Wenn die Mieter selbst die Gebäudereinigung übernehmen (weil es im Mietvertrag so festgehalten wird), darf der Vermieter dafür auch keine Reinigungskosten verlangen – daher handelt es sich bei der Gebäudereinigung um bedingt umlegbare Kosten.

Beleuchtung

Die Stromkosten für Beleuchtungseinheiten für Treppenhaus, gemeinschaftliche Außenflächen etc. kann der Vermieter auf die Mieter umlegen – Reparaturkosten hingegen nicht (das gilt übrigens für jegliche Arten von Reparaturkosten).

Hauswart (bedingt)

Grundsätzlich muss der Vermieter auf eigene Kosten dafür sorgen, dass das Mietobjekt in einem gebrauchsfähigen Zustand ist. Daher dürfen – sollte der Vermieter für die Instandhaltung des Gebäudes einen Hauswart einstellen – Kosten für Reparaturen und Verwaltungsarbeiten, die der Hauswart durchführt, nicht auf den Mieter umgelegt werden. Der Lohn für den Hauswart kann dem Mieter hingegen schon berechnet werden.

Rauchmelder (bedingt)

Im Grunde können Kosten für Rauchmelder nicht auf den Mieter umgelegt werden. Es handelt sich hierbei um Anschaffungs- bzw. Einmalkosten, was sie im Rahmen der Betriebskostenabrechnung nicht umlagefähig macht (außer es steht in der Betriebskostenverordnung so drin). Allerdings kann der Vermieter die Kosten für Rauchmelder an anderer Stelle hereinholen – nämlich über eine erhöhte Miete.

Finger auf Rauchmelder

(Bildquelle: Zigmar Stein - stock.adobe.com)

Straßenreinigung

Kosten für die Straßenreinigung sind immer umlagefähig. Zu den Kosten für die Straßenreinigung zählen beispielsweise der Winterdienst (Schnee- und Eisbeseitigung), doch auch die Beseitigung von Müll (siehe weiter oben ) fällt hier hinein.

Ungezieferbekämpfung (bedingt)

Kosten für Ungezieferbekämpfung dürfen nur dann auf den Mieter umgelegt werden, wenn solch eine Aktion regelmäßig stattfindet (ähnlich wie bei der Sperrmüllentsorgung). Handelt es sich um eine einmalige Beseitigung, dürfen die Kosten dafür nicht umgelegt werden.

Schornsteinfeger

Wird die Arbeit eines Schornsteinfegers notwendig, dürfen Kehrgebühren auf den Mieter umgelegt werden – das aber nur, wenn diese nicht schon in den Heizungskosten abgerechnet wurden.

Waschkeller

Gibt es einen gemeinsamen Waschkeller, darf der Vermieter die Kosten für Strom, Wartung und Reinigung desselben auf den Mieter umlegen. Wasserkosten dürfen aber nur dann verrechnet werden, wenn diese nicht schon im Punkt „Wasserversorgung“ untergebracht wurden.

Kabelanschluss (bedingt)

Beim Kabelanschluss stellt sich eine wichtige Änderung ein. Durfte der Vermieter monatliche Grundgebühren für den Kabelanschluss bisher auf den Mieter umwälzen, ist das bald Geschichte. Es gibt dabei zwei Möglichkeiten:

  • Gemeinsamer Kabelanschluss errichtet vor dem 1. Dezember 2021: In einem Haus, in dem vor dem 1. Dezember 2021 ein gemeinsamer Kabelanschluss errichtet wurde, tragen Mieter die Kosten dafür noch maximal bis Ende Juni 2024.
  • Gemeinsamer Kabelanschluss errichtet nach dem 30. November 2021: Hat der Vermieter nach dem 30. November 2021 (also ab dem 1. Dezember) im Haus einen Kabelanschluss installiert, sind für den Mieter mit sofortiger Wirkung keine Kosten mehr dafür zu tragen. Das heißt, der Vermieter darf die Kosten für einen Kabelanschluss nicht mehr dem Mieter berechnen.
Infografik Heid - Betriebskostenabrechnung

Infografik zur Betriebskostenabrechnung

Welche Kosten kann der Vermieter nicht auf den Mieter umlegen?

Die einzelnen Posten, die ein Vermieter nicht auf den Mieter umlegen kann, haben wir oben bereits teilweise angeschnitten. Hier finden Sie auf einen Blick alle Kostenpositionen, die ein Vermieter im Rahmen der Betriebskostenabrechnung nicht auf den Mieter übertragen kann.

  • Grunderwerbssteuer: Betreibt der Vermieter ein Gewerbe im selben Haus, wo er auch Wohnungen vermietet, muss er Grunderwerbssteuer zahlen. Da diese in der Regel wesentlich höher ist als die Grundsteuer für die Wohnungsvermietung, muss er die Kosten entsprechend kürzen, bevor er sie auf die Mieter umlegt.
  • Reparaturkosten: Reparaturkosten jeglicher Art dürfen grundsätzlich nicht auf die Mieter umgelegt werden.
  • Rechtsschutzversicherung: Eine Rechtsschutzversicherung, die der Vermieter privat abgeschlossen hat, ist nicht umlagefähig.
  • Rauchmelder: Ein Rauchmelder fällt unter Anschaffungs- bzw. Einmalkosten und ist daher nicht umlagefähig. Kauft der Vermieter aber Rauchmelder, kann er diese in Form einer erhöhten Miete geltend machen.
  • Erneuerung des Gehwegbelages: Muss ein Gehweg erneuert werden, sind diese Kosten vom Vermieter zu tragen, da es hierbei darum geht, das Gebäude und alles drumherum nutzungsfähig zu halten.
  • Kabelanschluss (bald): Die Kosten für einen Kabelanschluss dürfen spätestens ab Juli 2024 nicht mehr auf die Mieter umgelegt werden. Wer vor dem 1. Dezember 2021 noch einen Kabelanschluss installiert hat, darf die Kosten dafür bis längstens Ende Juni 2024 umlegen. Ein Kabelanschluss, der nach dem 30. November 2021 eingerichtet wurde, darf mit sofortiger Wirkung nicht mehr umgewälzt werden.
  • Einmalige Kosten: Einmalige Kosten beschreiben oftmals Anschaffungskosten (sei es für Gartengeräte oder auch Rauchmelder). Unter einmalige Kosten fallen aber auch einmalige Entrümpelungen, Ungezieferbekämpfung etc. Insofern diese nicht regelmäßig durchgeführt werden, dürfen die Kosten dafür nicht auf den Mieter umgelegt werden.
Infografik Heid - Umlagen

Infografik Heid - Umlagen

Was sind die häufigsten Fehler bei der Betriebskostenabrechnung?

Da sie durchaus recht umfangreich werden kann, kommen bei einer Betriebskostenabrechnung immer wieder Fehler vor. Welche die häufigsten sind, erfahren Sie hier.

Falscher Abrechnungszeitraum

Die Abrechnung der Betriebskosten muss sich auf einen Zeitraum von 12 Monaten beziehen. Zieht ein Mieter bspw. unterjährig ein oder aus, muss der Abrechnungszeitraum entsprechend gekürzt werden (vom letzten Abrechnungstermin bis zum Übergabetermin der Wohnung). Der Abrechnungszeitraum muss übrigens nicht dem Kalenderjahr entsprechen – dieser wird einfach individuell im Vertrag festgelegt.

Mangelnde Nachvollziehbarkeit

Der Vermieter muss die anfallenden Betriebskosten nach den jeweiligen Positionen aufschlüsseln und für eine übersichtliche und nachvollziehbare Gesamtdarstellung sorgen. Die Abrechnung muss für jeden potenziellen Mieter einfach und verständlich formuliert sein. Genauso transparent muss auch der Verteilerschlüssel sein, nach dem abgerechnet wurde (nach Wohneinheit, nach Personenanzahl, nach Verbrauch etc.).

Verspätete Abrechnung

Der Vermieter muss die Abrechnung rechtzeitig an seinen Mieter übergeben. Dafür muss er im Notfall zur Aufstellung der Abrechnung selbst in die Belege bei der Hausverwaltung schauen und so die auf den Mieter umlagefähigen Nebenkosten ermitteln.

Nicht umlagefähige Kosten sind enthalten

Hier liegt es vor allem am Mieter, Posten für Posten in der Abrechnung durchzugehen und jene zu identifizieren, die gar nicht hineingehören. Welche das sind, können Sie weiter oben nachlesen .

Andere Abrechnung als im Mietvertrag festgelegt

Mieter sollten außerdem überprüfen, ob die Abrechnung nach dem Verteilerschlüssel aufgestellt wurde, der im Mietvertrag festgelegt ist. Steht im Mietvertrag darüber nichts, wird meist über die Wohnfläche abgerechnet (bis auf die Heizkosten – diese werden normalerweise nach individuellem Verbrauch abgerechnet).

Warum ist es nun aber so wichtig, auf den Verteilerschlüssel zu achten? Wohnungseigentümer ziehen als Abrechnungseinheit oft die sogenannten Miteigentumsanteile heran, die auf eine Wohnung entfallen. Hierbei zahlt der Mieter aber überproportional viele Betriebskosten , wenn die Miteigentumsanteile der Wohnung größer sind als das Verhältnis der eigentlichen Wohnfläche zur Gesamtwohnfläche des Hauses. Wenn in Ihrem Mietvertrag steht, dass Ihre Betriebskosten nach Wohnfläche abgerechnet werden, sollten Sie den Vermieter darauf aufmerksam machen.

Nicht abgezogene Gewerbeeinheit im Haus

Eine im Haus befindliche Gewerbeeinheit muss von den Gesamtbetriebskosten für den Mieter abgezogen werden. Ein Betrieb in einem Mietshaus verbraucht in der Regel wesentlich mehr Ressourcen (bspw. Wasser) als eine Privatperson, daher muss von den Betriebskosten ein Teil für das Gewerbe abgezogen werden. Außerdem muss die Grunderwerbssteuer entsprechend gekürzt werden.

Nicht alle Vorauszahlungen sind erfasst

Der Vermieter muss in der Betriebskostenabrechnung alle Vorauszahlungen erfassen, die der Mieter im Laufe des Abrechnungszeitraums an den Vermieter überwiesen hat. Mieter sollten in jedem Fall in der fertigen Abrechnung nochmal checken, ob die Vorauszahlungen auch tatsächlich aufgelistet sind.

Falsche Angaben (falscher Adressat, falscher Absender)

Wichtig, um für die notwendige Transparenz und Glaubwürdigkeit zu sorgen, ist die Richtigkeit aller Angaben in der Abrechnung. Das klingt banal, ist aber von höchster Priorität. Der Vermieter muss in der Abrechnung ersichtlich machen, dass diese von ihm stammt. Seine Anschrift sollte daher gut sichtbar im Briefkopf aufgeführt sein. Darüber hinaus muss die Abrechnung ordentlich an den Mieter adressiert werden.

Wird die Betriebskostenabrechnung von einer Hausverwaltung erstellt, die der Mieter noch nie zuvor zur Kenntnis nehmen konnte, muss eine entsprechende Vollmacht mitgeschickt werden.

Infografik Heid - Fehler bei der Betriebskostenabrechnung

Infografik Heid - Fehler bei der Betriebskostenabrechnung

Für Mieter: Zweifel an der Betriebskostenabrechnung?

Haben Sie als Mieter Zweifel an der Abrechnung durch Ihren Vermieter? Für diesen Fall klären wir im Folgenden zwei wichtige Fragen.

Kann man eine Betriebskostenabrechnung prüfen?

Ja. Als Mieter haben Sie immer das Recht, Belege bei Ihrem Vermieter einzusehen und die Abrechnung so zu überprüfen. Dazu am besten Fotos oder Kopien von den Belegen machen. Wenn das nicht möglich ist, schreiben Sie sich Aussteller, Datum, Nebenkostenposition und Rechnungsbetrag auf. So können Sie die Kosten im Zweifelsfall von einem Rechtsexperten überprüfen lassen.

Ist ein Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung möglich?

Ja. Als Mieter können Sie Widerspruch gegen die Abrechnung einlegen, falls Sie Zweifel an Ihrer Richtigkeit haben. Sind Kosten enthalten, die nicht enthalten sein sollten, dürfen Sie innerhalb eines Jahres nach Einlangen der Abrechnung Widerspruch einlegen.

Welche Fristen gelten für die Betriebskostenabrechnung?

Sowohl für den Vermieter als auch für den Mieter gibt es in Bezug auf die Betriebskostenabrechnung Fristen einzuhalten:

So viel Zeit hat der Vermieter mit der Abrechnung

Der Vermieter hat nach Ende des Abrechnungszeitraumes 12 Monate, um die Betriebskostenabrechnung zu erstellen. Tut er das nicht, muss der Mieter keine Nachzahlungen leisten, insofern welche fällig gewesen wären. Hat aber der Mieter weniger verbraucht, als er gezahlt hat, muss der Vermieter ihm die entsprechende Summe rückerstatten – und zwar umgehend.

Bis dahin muss die Nachzahlung durch den Mieter erfolgen

Dasselbe gilt für den Mieter. Auch er muss bei Einlangen der Betriebskostenabrechnung diese umgehend begleichen – insofern er mehr verbraucht hat, als mit der Vorauszahlung abgedeckt wurde. Hat er die Rechnung nach 30 Tagen nicht beglichen, ist der Mieter im Zahlungsverzug und der Vermieter kann mahnen oder die Nachzahlungsansprüche einklagen.

Was ist der Verteilerschlüssel in der Betriebskostenabrechnung?

Der Verteilerschlüssel ist die Einheit, nach der die Betriebskosten abgerechnet werden. Folgende Möglichkeiten gibt es dabei:

  • Abrechnung nach Verbrauch: Dieser Verteilerschlüssel ist nur für verbrauchsabhängige, „warme“ Betriebskosten wie Wasser oder Heizung anwendbar.
  • Abrechnung nach Wohnflächenanteil: Hier können nur „kalte“ Nebenkosten verrechnet werden. Die Gesamtbetriebskosten werden dem Mieter entsprechend seines Anteils an der Gesamtwohnfläche in Rechnung gestellt.
  • Abrechnung nach Personenanzahl: Die „kalten“ Betriebskosten werden entsprechend der Personenanzahl, die in der Wohneinheit wohnt, umgelegt. Handelt es sich beispielsweise um eine WG und eine Person verursacht mehr Kosten als die andere, ist dieser Verteilerschlüssel nicht geeignet, da er nicht auf die Individuen achtet, sondern auf die Gesamtzahl der Personen.
  • Abrechnung nach Wohneinheit: Die kalten Nebenkosten werden nach der Anzahl der Wohneinheiten eines Mietshauses verteilt. Dieser Schlüssel macht aber nur Sinn, wenn alle Wohneinheiten einen ähnlich hohen Verbrauch haben.
Taschenrechner

(Bildquelle: v.poth - stock.adobe.com)

Fazit: Betriebskostenabrechnung

Eine Betriebskostenabrechnung betrifft jeden Mieter und Vermieter. Bei der Aufstellung können durchaus Fehler passieren, weshalb es wichtig ist, dass beide Parteien sorgfältig und gewissenhaft vorgehen, um für eine ordentliche Abrechnung zu sorgen. Wir hoffen, Ihnen mit diesem Ratgeber ein hilfreiches Werkzeug für Ihre Betriebskostenabrechnung an die Hand gegeben zu haben.

FAQs: Betriebskostenabrechnung

Was gehört alles zur Betriebskostenabrechnung?

In die Betriebskostenabrechnung fallen zahlreiche Posten wie Heizung, Wasser, Müllentsorgung, Straßenreinigung etc. Die volle Liste finden Sie weiter oben im Text .

Bis wann muss man die Betriebskostenabrechnung bekommen?

Die Betriebskostenabrechnung muss innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter eingelangt sein. Sollte das nicht der Fall sein, muss der Mieter keine Nachzahlungen leisten, sollten welche fällig sein.

Was ist der Unterschied zwischen Nebenkostenabrechnung und Betriebskostenabrechnung?

Betriebskosten sind Gebühren, die laufend zu bezahlen und die dem Mieter zuzutragen sind (Heizung, Wasser etc.). Nebenkosten umfassen hingegen die Kosten, die am Vermieter hängen bleiben (Reparaturen, Instandhaltung etc.).

Bild von André Heid
Author:
André Heid
Position:
Geschäftsführer

IMMOBILIEN­BEWERTUNG

Ich habe den Datenschutz gelesen und verstanden.

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