Ist ein Übergabeprotokoll im Gewerbe verpflichtend? Was muss im Protokoll enthalten sein? Und wer fertigt es an? Diese und viele weitere Fragen beantworten wir Ihnen in diesem Artikel. Laden Sie sich außerdem unser kostenloses Muster „Übergabeprotokoll Gewerbe“ als PDF herunter.
Das Wichtigste in Kürze
- Mieter und Vermieter von Gewerberäumen fertigen ein Übergabeprotokoll an, um den Zustand der Räumlichkeiten, getroffene Vereinbarungen und weitere Übergabedetails schriftlich festzuhalten. Das ist sowohl beim Einzug als auch beim Auszug sinnvoll.
- Ein Gewerbeübergabeprotokoll schützt beide Parteien vor Streitigkeiten. Durch beidseitige Unterschrift bestätigen sie die wichtigsten Details zur Übergabe – dadurch können sie auch nach langer Zeit noch Unklarheiten ausschließen.
- Übergabeprotokolle kommen im Gewerbe zum Beispiel bei Büroräumen, Ladengeschäften oder Lagerhallen zum Einsatz.
- Das Übergabeprotokoll sollte jeden Raum auflisten und möglichst detailliert den Zustand und Mängel beschreiben. Außerdem beinhaltet es unter anderem Angaben zur Schlüsselübergabe, Zählerstände, Aufgaben zur Schadensbeseitigung und sonstige Vereinbarungen.
- Bei der Übergabe gehen Mieter und Vermieter durch jeden Raum und prüfen diesen genau. Dabei ist es ratsam, den Zustand zusätzlich per Foto oder Video zu dokumentieren.
- Das Übergabeprotokoll für einen Gewerberaum ist freiwillig und kann sowohl vom Mieter als auch vom Vermieter angefertigt werden. Wichtig ist, dass beide Parteien das Dokument nach der Begehung unterschreiben.
Warum ist das Übergabeprotokoll für einen Gewerberaum wichtig?
Ein Übergabeprotokoll ist relevant, wenn der Mieter einer Gewerbeimmobilie wechselt. Sowohl beim Einzug als auch beim Auszug ist es ratsam, ein solches Dokument anzufertigen. Es dient dazu, den Zustand der betreffenden Räumlichkeiten genau zu dokumentieren. Außerdem halten Mieter und Vermieter darin Zählerstände, die Anzahl der übergebenen Schlüssel sowie weitere Übergabedetails fest.
Das Übergabeprotokoll für Büros und Gewerberäume schützt sowohl Mieter als auch Vermieter vor Streitigkeiten nach der Übergabe. Beide Parteien haben eine schriftlich fixierte Grundlage, in der Mängel, Vereinbarungen und To-dos festgehalten sind – das lässt wenig Spielraum für Tricksereien und kann auch nach Jahren helfen, Unklarheiten aufzulösen.
Sie haben eine Übergabe vor sich und sind unsicher, was Sie in das Protokoll schreiben sollen? Dann laden Sie hier ein kostenloses Muster für Übergabeprotokolle im Gewerbe als PDF herunter.
Für welche Gewerbeimmobilien lohnt sich ein Übergabeprotokoll?
Ein Gewerbeübergabeprotokoll ist grundsätzlich für alle Immobilien und Räumlichkeiten sinnvoll, die für gewerbliche Zwecke dienen und in denen der Mieter wechselt. Zu den gängigsten Mietobjekten gehören
- Büroimmobilien,
- Lager- und Produktionsgebäude,
- Handelsimmobilien (zum Beispiel Supermärkte und Ladengeschäfte),
- Gastronomiebetriebe,
- Räumlichkeiten für Freizeitzwecke (zum Beispiel Fitnessstudios) und
- Spezialimmobilien (zum Beispiel Tankstellen).
Tipp: Ein Übergabeprotokoll ist nicht nur bei der Miete von gewerblichen Immobilien, sondern auch beim Hauskauf und -verkauf von Nutzen. Erfahren Sie in unserem Ratgeber alles Wichtige zum Übergabeprotokoll für Häuser und Eigentumswohnungen.
Ist ein Übergabeprotokoll für Büros & Gewerberäume Pflicht?
Grundsätzlich ist ein Übergabeprotokoll für Büros und gewerbliche Immobilien keine Pflicht. Es basiert auf freiwilliger Basis und kann sowohl vom Vermieter als auch vom Mieter angefertigt werden. Da es aber gerade bei Mietobjekten häufig zu Streitigkeiten zwischen den beiden Parteien kommt, ist die Anfertigung eines Gewerbeübergabeprotokolls im beiderseitigen Interesse und dringend anzuraten.
Wovor schützt das Gewerbeübergabeprotokoll Mieter & Vermieter?
Von einem Übergabeprotokoll für einen Gewerberaum profitieren alle beteiligten Parteien. Es dient als Beweismittel über den Zustand der Mieträume zum Zeitpunkt der Übergabe. Mit dem Dokument lässt sich nachvollziehen, welche Schäden vor oder nach dem Einzug aufgetreten sind – das beugt rechtlichen Streitigkeiten vor und sichert beide Parteien vor arglistigen Tricks des Gegenübers.
Es kann immer vorkommen, dass nach dem Einzug Schäden auftreten, die keine der beiden Parteien verschuldet haben möchte. Nun stellt sich die Frage nach dem Verursacher. Hier verschafft das Übergabeprotokoll Abhilfe: Es dokumentiert alle gesichteten Mängel und definiert, wer welche Aufgaben zur Beseitigung bis wann erledigt. Damit ist auch klar, wann welche Schäden aufgetreten sind und wer dafür aufkommen muss. Beim Auszug wiederum lässt sich nachvollziehen, welche Schäden bereits seit dem Einzug vorhanden waren und welche Veränderungen der Mieter herbeigeführt hat.
Gut zu wissen: Gemäß § 536 ff. BGB verliert der Mieter unter Umständen seine Ansprüche auf Mietminderung, Schadens- oder Aufwendungsersatz, wenn er bei Vertragsschluss von Mängeln weiß, die Wohnung aber dennoch annimmt. Mit einer Ausnahme: Er kann sich bei Annahme des Mietobjekts seine Rechte vorbehalten – beispielsweise indem er den „Vorbehalt“ schriftlich im Übergabeprotokoll festhält.
Wie läuft die Übergabe von Gewerbeimmobilien ab?
Zu einer Übergabe von Gewerberäumen kommt es entweder beim Einzug oder Auszug eines Mieters. Bei einem gemeinsamen Begehungstermin sind Vermieter und Mieter vor Ort und füllen gemeinsam das Übergabeprotokoll aus. Oftmals findet die Begehung zusammen mit der Schlüsselübergabe statt.
Sie prüfen jeden Raum gründlich – inklusive Keller oder dazugehörigen Außenanlagen – und nehmen die entdeckten Mängel schriftlich im Protokoll auf. Am Ende der Begehung unterschreiben beide Parteien das Übergabeprotokoll und geben damit ihr Einverständnis zu dessen Gültigkeit.
Wer ist für das Gewerbeübergabeprotokoll verantwortlich?
Das Übergabeprotokoll für einen Gewerberaum kann entweder vom Mieter oder vom Vermieter – jeweils auf freiwilliger Basis – angefertigt werden. Wichtig: Zum Begehungstermin sollten Sie das Dokument in doppelter Ausführung mitbringen und ausfüllen, damit am Ende beide Parteien ein Exemplar bekommen.
Was sollten Sie bei der Übergabe von Gewerbeimmobilien beachten?
Die folgenden Tipps helfen Ihnen, damit Ihre Übergabe reibungslos verläuft und keine unangenehmen Folgen hat:
- Nehmen Sie sich Zeit: Sowohl bei der Erstellung des Gewerbeübergabeprotokolls als auch bei der Begehung und Prüfung der Räumlichkeiten. Denn: Jeder übersehene Schaden kann für Sie im Zweifel zu einem Problem werden.
- Sorgen Sie für gute Lichtverhältnisse: Wenn es zu dunkel ist oder die Sonne blendet, dann steigt die Gefahr, vor allem kleinere Mängel zu übersehen.
- Dokumentieren Sie mit Fotos oder Videos: Das kann Ihnen insbesondere im Falle von gerichtlichen Streitigkeiten von Nutzen sein.
- Halten Sie alles schriftlich fest: Dazu gehören auch sämtliche Absprachen, Vereinbarungen und Aufgaben. Letztendlich schützt Sie alles, was auf dem Papier steht, besser als mündliche Absprachen.
- Bringen Sie einen neutralen Zeugen mit: Bitten Sie diesen anschließend, das Übergabeprotokoll ebenfalls zu unterschreiben und damit dessen Richtigkeit zu bestätigen.
Was enthält ein Übergabeprotokoll im Gewerbe?
Achten Sie grundsätzlich darauf, das Mietobjekt oder Büro im Übergabeprotokoll möglichst detailliert zu beschreiben. Listen Sie jeden Raum einzeln auf und nehmen Sie die festgestellten Mängel akribisch auf.
Die Inhalte des Übergabeprotokolls sind an keine feste Form gebunden, da das Dokument auf freiwilliger Basis beruht. Möchten Sie ein Übergabeprotokoll im Gewerbe anfertigen, dann sollte es im Wesentlichen die folgenden Bestandteile enthalten:
- Übergabedatum
- Persönliche Daten beider Parteien
- Anschrift und Eckdaten des Mietobjekts
- Informationen zur Schlüsselübergabe
- Liste sämtlicher Räume und Außenbereiche inklusive Angaben zu deren Zustand und festgestellten Mängeln
- Zählerstände (Wasser, Strom, Gas)
- Anfallende Aufgaben zur Mängelbehebung inklusive Verantwortlichkeit und Frist
- Bei Bedarf: Angaben zum übernommenen Mobiliar
- Beidseitige Unterschrift
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Abgesichert mit einem Übergabeprotokoll im Gewerbe
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Gern unterstützen wir Sie bei Anliegen rund um Ihre Gewerbeimmobilie. Benötigen Sie beispielsweise eine Durchsetzungsgrundlage für eine Mieterhöhung oder eine zuverlässige Renditeeinschätzung für Ihr Objekt? Dann fertigen unsere vereidigten Gutachter ein sogenanntes Mietwertgutachten für Sie an.
Oder möchten Sie eine Gewerbeimmobilie kaufen? Dann unterstützen Sie unsere zertifizierten Sachverständigen im Rahmen einer umfassenden Due-Diligence-Prüfung. Vor dem Kauf oder Verkauf eines gewerblichen Objekts kann es zudem ratsam sein, ein professionelles Verkehrswertgutachten anfertigen zu lassen. Es ermittelt den Marktwert Ihrer Immobilie und gibt Aufschluss über einen adäquaten Kaufpreis.
