Ein Umlaufbeschluss ermöglicht es Wohnungseigentümern schriftlich über einen Beschlussantrag abzustimmen. Das Verfahren bietet damit eine praktische und zeitsparende Alternative zur Eigentümerversammlung.
Was ist ein Umlaufbeschluss? Definition
Ein Umlaufbeschluss ist eine besondere Form der Beschlussfassung innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Grundlage dafür ist § 23 Absatz 3 WEG, der das sogenannte Umlaufverfahren erlaubt. Bei einem Umlaufbeschluss handelt es sich um eine schriftliche Abstimmung aller Wohnungseigentümer außerhalb der Eigentümerversammlung. Besonders sinnvoll ist ein Umlaufbeschluss, wenn eine schnelle Entscheidung erforderlich ist oder keine Präsenzversammlung möglich oder wirtschaftlich sinnvoll ist.
Wann ist ein Umlaufbeschluss rechtsgültig?
Ein Umlaufbeschluss ist nur dann gültig, wenn alle Wohnungseigentümer dem Beschluss in Textform zustimmen – zum Beispiel per E-Mail, Fax, Messenger Dienst oder handschriftlich unterschriebenem Beschlussbogen. Auch eine digitale Unterschrift ist erlaubt, solange sie eindeutig zugeordnet werden kann. Mündliche Zusagen oder telefonische Abstimmungen reichen jedoch nicht aus.
Im Regelfall müssen alle Eigentümer zustimmen, damit der Beschluss wirksam wird. Eine Ausnahme besteht nur, wenn die Eigentümer zuvor in einer Versammlung ausdrücklich beschlossen haben, dass bei einem bestimmten Thema die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt. Ohne diesen vorherigen Beschluss gilt weiterhin das Einstimmigkeitsprinzip.
In welchen Fällen kann ein Umlaufbeschluss gefasst werden?
Vor allem bei einfachen, unstrittigen Themen kann das Umlaufverfahren den Ablauf in der WEG deutlich vereinfachen. Ein Umlaufbeschluss darf grundsätzlich aber zu allen Themen gefasst werden, über die auch in einer Eigentümerversammlung beschlossen wird. Das können zum Beispiel folgende Fälle sein:
- Instandhaltungs- oder Instandsetzungsmaßnahmen, etwa eine Dachsanierung oder der Austausch einer Heizungsanlage.
- Verwaltungsentscheidungen, zum Beispiel die Beauftragung eines Dienstleisters oder die Genehmigung eines Wirtschaftsplanes.
- Zustimmungen zu baulichen Veränderungen.
- Fragen der Kostenverteilung oder Sonderumlagen.
- Entscheidungen über Hausordnungen, Verwalterangebote oder Vertragsanpassungen.
Auch beim Umlaufbeschluss gilt: Es darf nur über Angelegenheiten entschieden werden, die das Gemeinschaftseigentum in der WEG betreffen. Das Sondereigentum der einzelnen Eigentümer ist davon ausgeschlossen.
Wie funktioniert ein Umlaufverfahren?
Zunächst wird ein konkreter Beschlussantrag erstellt, meist durch die Hausverwaltung oder einen Eigentümer. Darin wird genau erklärt, worum es geht, was beschlossen werden soll und warum. Auch relevante Unterlagen wie Angebote, Pläne oder Kostenaufstellungen werden dem Beschlussantrag beigelegt.
Der Antrag wird anschließend in Textform an alle Wohnungseigentümer versendet. Im Antrag wird eine Frist von mindestens drei Wochen gesetzt, innerhalb derer die Eigentümer schriftlich zustimmen oder ablehnen können. Nach Fristende wertet die Verwaltung die Stimmen aus. Das Ergebnis wird anschließend in Textform an alle Eigentümer mitgeteilt.
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Wer darf einen Umlaufbeschluss initiieren?
Grundsätzlich kann jeder Wohnungseigentümer oder die Hausverwaltung die Durchführung eines Umlaufverfahrens anstoßen. In der Praxis übernimmt das meist die Verwaltung, da sie für die korrekte Umsetzung, den Versand des Beschlussantrags, das Einholen der Stimmen und die Dokumentation zuständig ist. Eigentümer können aber jederzeit anregen, dass ein bestimmter Beschluss per Umlaufverfahren gefasst werden soll.
Welche Vor- und Nachteile hat ein Umlaufbeschluss?
Ein Umlaufbeschluss bietet der Wohnungseigentümergemeinschaft zahlreiche Vorteile:
- Flexibilität: Entscheidungen können unabhängig von Versammlungsterminen getroffen werden.
- Zeitersparnis: Besonders bei dringenden oder einfachen Themen kann schneller entschieden werden.
- Praktisch bei Abwesenheit: Ideal, wenn viele Eigentümer nicht vor Ort wohnen oder keine Versammlung möglich ist.
- Kein organisatorischer Aufwand für eine Versammlung: Keine Einladung, kein Versammlungsort, kein Protokoll der Versammlung notwendig.
Nachteilig ist, dass der persönliche Austausch entfällt, denn Rückfragen oder Diskussionen sind bei einem Umlaufbeschluss nicht vorgesehen. So kann es unter Umständen leichter zu Unklarheiten oder Missverständnissen über den Beschlussinhalt kommen.
